Ato convocatório – edital ou convite – é a lei interna de licitações públicas. Tem por finalidade fixar as condições necessárias à participação dos licitantes, ao desenvolvimento da licitação e à futura contratação, além de estabelecer determinado elo entre a Administração e os licitantes. Deve ser claro, preciso e fácil de ser consultado. Em observância ao princípio da vinculação ao instrumento convocatório, as exigências editalícias devem ser cumpridas integralmente, ressalvadas aquelas consideradas ilegais. Não é demais afirmar que o sucesso da licitação depende de ato convocatório e anexos bem elaborados.
É vedado aos agentes públicos estabelecer condições que comprometam, restrinjam ou frustrem o caráter competitivo da licitação; ou ainda, preferências ou distinções em razão da naturalidade, da sede ou domicílio dos licitantes ou de qualquer exigência impertinente ou irrelevante para o objeto do contrato.
Cabe ao ato convocatório disciplinar prazos, instruções relativas a recursos e impugnações, informações pertinentes ao objeto e aos procedimentos, forma de apresentação de documentos e de propostas, além de outras necessárias à realização da licitação.
Deve o original do ato convocatório ser datado, rubricado em todas as folhas e assinado pela autoridade que o expedir, devidamente juntado ao processo de licitação. Dele serão extraídas cópias integrais ou resumidas para divulgação e fornecimento aos interessados.
Recolhimento prévio de taxas ou emolumentos relativos ao fornecimento do edital e dos elementos constitutivos deve estar limitado ao valor do custo efetivo de reprodução gráfica ou, quando for o caso, aos custos de utilização dos recursos de tecnologia da informação.
O preâmbulo do ato convocatório deve conter:
• número de ordem da licitação em série anual;
• nome do órgão ou entidade contratante e do setor interessado;
• modalidade de licitação (concorrência, tomada de preços, convite ou pregão);
• regime de execução: empreitada por preço global, empreitada por preço unitário, tarefa ou empreitada integral;
• tipo da licitação: menor preço, melhor técnica ou técnica e preço;
• menção de que o ato é regido pela Lei nº 8.666/1993, quando a licitação referir-se às modalidades concorrência, tomada de preços ou convite, ou pela Lei nº 10.520/2002, quando se tratar de pregão;
• hora para recebimento da documentação e proposta e para o início de abertura dos envelopes.
Conterá obrigatoriamente o ato convocatório as seguintes condições, consideradas essenciais:
• objeto da licitação, com descrição sucinta e clara;
• prazo e condições para assinatura do contrato ou retirada dos instrumentos equivalentes, para execução do contrato e entrega do objeto da licitação;
• local onde poderá ser examinado e adquirido o projeto básico;
• se há projeto executivo disponível na data da publicação do ato convocatório e o local onde possa ser examinado e adquirido;
• condições de habilitação e forma de apresentação das propostas;
• critério para julgamento, com disposições claras e parâmetros objetivos;
• locais, horários e códigos de acesso aos meios de comunicação a distância,
em que serão fornecidos elementos, informações e esclarecimentos relativos à licitação e às condições para atendimento das obrigações necessárias ao cumprimento do objeto;
• condições equivalentes de pagamento entre empresas brasileiras e estrangeiras, no caso de licitações internacionais;
• critério de aceitabilidade dos preços unitário e global, conforme o caso, permitida a fixação de preços máximos e vedada a de preços mínimos. Veda‑se estabelecimento de critérios estatísticos ou faixas de variação em relação a preços de referência, ressalvado o disposto nos parágrafos 1º e 2º do art. 48 da Lei nº 8.666/1993;
• critérios de reajuste, ou condições de repactuação de preços, quando for o caso;
• limites para pagamento de instalação e mobilização, quanto à execução de obras ou prestação de serviços;
• condições de pagamento, prevendo:
• prazo de pagamento não superior a trinta dias contados da data final do período de adimplemento de cada item, etapa ou parcela;
• cronograma de desembolso máximo por período, em conformidade com a disponibilidade de recursos financeiros, quando for o caso;
• critério de compensação financeira dos valores a serem pagos, desde a data final do período de adimplemento de cada item, etapa ou parcela até a data do efetivo pagamento;
• compensações financeiras e penalidades por eventuais atrasos, descontos ou antecipações de pagamentos;
• exigência de seguros, quando for o caso.
• instruções e normas para os recursos previstos nas Leis nºs 8.666/1993, no caso de concorrência, tomada de preços ou convite; 10.520/2002, quanto a pregão;
• condições de recebimento do objeto da licitação;
• sanções para o caso de inadimplemento;
• outras indicações específicas ou peculiares à licitação.
Preço máximo é o que a Administração está disposta e pode pagar pelo fornecimento de determinado bem, execução de obra ou prestação de serviço.
Em observância ao princípio do caráter competitivo, a jurisprudência tem sido no sentido de que é vedada a fixação de preços mínimos.
Deve o ato convocatório informar com clareza os prazos mínimos para o licitante vencedor fornecer o bem, executar a obra ou prestar o serviço objeto da licitação, e ainda quanto:
• validade das propostas, contado da data prevista para o recebimento dos envelopes “documentação” e “proposta”;
• garantia, contado do recebimento / funcionamento do objeto;
• vistoria do local de execução do objeto etc.
Com o objetivo de não desclassificar propostas, o ato convocatório pode prever que serão considerados e aceitos para efeito de julgamento os prazos nele exigidos que não estiverem expressamente indicados na proposta.
Além das condições essenciais e relevantes, o ato convocatório deve contar com os seguintes anexos, dele fazendo parte integrante, quando for o caso:
• projeto básico e/ou executivo, com todas as partes, desenhos, especificações e outros complementos;
• orçamento estimado em planilhas de quantitativos e preços unitários;
• minuta do contrato a ser firmado entre a Administração e o licitante vencedor;
• especificações complementares e normas pertinentes à licitação.